Realizzare un evento istituzionale richiede un’abilità eccezionale nella sua organizzazione. Si tratta di un tipo di evento a cui partecipano rappresentanti di diverse istituzioni pubbliche e private. Per questo motivo l’organizzazione di un evento istituzionale deve essere meticolosa e ben definita in termini di protocollo, comunicazione, sincronizzazione e riduzione al minimo degli imprevisti.
Quali aspetti considerare nell’organizzazione di un evento istituzionale?
Data la particolarità dei partecipanti e l’obiettivo del loro svolgimento, gli eventi istituzionali devono tenere conto di una serie di fattori per il loro corretto svolgimento. Vediamo quali sono.
Scegliere la data dell’evento istituzionale
La data di un evento istituzionale non va scelta a caso. È molto importante scegliere una data strategica, soprattutto se non coincide con altri eventi istituzionali, che potrebbero ridurre la partecipazione.
Scegliere il protocollo adeguato
Negli eventi istituzionali è fondamentale considerare l’applicazione di un protocollo adeguato. I protocolli regolano la vita istituzionale ed ufficiale evitando che si verifichino situazioni delicate con i partecipanti.
Affinché un evento istituzionale funzioni, deve essere organizzato con gli stessi criteri di azione. Pertanto, la definizione di protocolli è essenziale.
Il protocollo deve sempre essere adattato alla particolare istituzione che convoca l’evento, nonché al tipo di ospiti.
L’ équipe che lavora all’organizzazione di un evento istituzionale deve essere coordinata con l’équipe del protocollo di quell’istituzione, le cui azioni saranno diverse da qualsiasi altra, per evitare malintesi.
Pianificare le tempistiche
Gli eventi istituzionali si caratterizzano per la loro formalità. Questo, a sua volta, significa che i tempi devono essere regolati alla perfezione.
In questo senso, è fondamentale definire i tempi di ogni attività da svolgere, evitando soprattutto i “tempi morti” che possono annoiare i partecipanti e favorirne il ritiro.
Se le attività durano più del previsto o si sviluppano rapidamente, possono generare stress. Per questo motivo, è molto importante, in fase di pianificazione, fare attenzione che ogni atto o attività abbia la durata ed il ritmo adeguati.
Garantire il miglior servizio di logistica
Uno dei punti più importanti di ogni evento è la logistica. Nell’organizzazione di eventi istituzionali, la logistica deve essere molto ben controllata, soprattutto per quanto riguarda il trasferimento degli ospiti.
È importante prevedere l’esistenza di un team di coordinamento designato che possa specializzarsi in questa materia per garantire, tra le altre cose, il trasporto, l’accoglienza degli ospiti nei diversi punti di afflusso (aeroporti, stazioni) o il benvenuto negli hotel.
Puntare tutto sulla creativi
Per mantenere alta l’attenzione degli ospiti e lasciare un buon ricordo in ognuno di loro, è molto importante dare spazio anche all’originalità dando vita ad esperienze esclusive, che non sono state viste in altri eventi. Protocollo e creatività possono andare perfettamente di pari passo.
Pianificare e controllare l’evento
Date le caratteristiche di questo tipo di eventi, l’organizzazione di eventi istituzionali richiede necessariamente una buona pianificazione. È quindi essenziale costruire un programma di cui tutti i membri dell’organizzazione siano a conoscenza.
Nello stesso si possono specificare le diverse fasi ed i vari momenti dell’evento, indicando quali azioni devono essere intraprese in ogni caso, quali aspetti devono essere controllati, tra le altre cose. È bene che l’ente o l’azienda incaricata di organizzare l’evento istituzionale preveda anche degli indicatori di qualità necessari per mantenere un buon controllo di conformità.
Garantire un buon livello di sicurezza
Un aspetto da non trascurare in un appuntamento di rilievo, necessario per garantire la sicurezza di tutte le persone che partecipano all’evento, soprattutto nel caso di persone di alto rango sociale o di celebrità, che tendono ad essere le più esposte.
Monitorare gli indicatori di qualità
Sia durante la pianificazione che nel corso dell’evento, è importante che tutti i team controllino che le diverse istanze si sviluppino rispondendo alla qualità prevista.
Scegliere un servizio di catering
Un aspetto molto importante in qualsiasi evento istituzionale. Quando si sceglie, è estremamente importante prendere in considerazione le particolarità degli ospiti.
Bisogna tenere presente che gli eventi istituzionali sono eventi a cui partecipano abitualmente persone provenienti da diverse parti del mondo. Per questo motivo, una cosa che funziona e che può generare un senso di soddisfazione in questi partecipanti è l’aver considerato la loro provenienza nella scelta della proposta gastronomica, potendo disporre di diverse opzioni adatte alla cultura di ognuno. Inoltre, è fondamentale disporre di opzioni adeguate alle possibili intolleranze degli ospiti.
Tutelare la privacy dei partecipanti
Considerando le particolarità dei partecipanti agli eventi istituzionali, è altrettanto importante garantire la loro privacy. Il modo migliore per farlo è evitare di diffondere immagini o informazioni sia sull’evento stesso sia sui partecipanti, se non sono del tutto acconsentite dagli stessi.
Massima attenzione ai dettagli
Sono i dettagli a fare la differenza nell’organizzazione di eventi istituzionali. Sono quelli che permettono una buona prima impressione, essendo questa la chiave del successo di un evento. Dalla decorazione degli spazi alla varietà del catering, dall’accoglienza negli hotel all’adattamento, alle diverse esigenze fisiche dei partecipanti, tutti questi dettagli saranno ben accolti dagli ospiti e contribuiranno a promuovere un ottimo ricordo dell’occasione.
La peculiarità di un evento istituzionale
Gli eventi istituzionali celebrano occasioni solenni e progetti eccellenti. In questo caso, la necessità di essere “istituzionali” nell’organizzazione dell’evento è fondamentale.
Precisione e galateo sono i principi che informano ogni aspetto del processo, dallo studio di fattibilità alla preparazione e realizzazione di tutte le fasi organizzative dell’evento istituzionale: la composizione della mailing list, l’invio degli inviti, i rapporti con gli uffici e le autorità competenti, i follow-up telefonici per le conferme da parte di relatori e partecipanti premier, l’assegnazione dei posti all’evento, la gestione delle hostess che coordinano l’accoglienza e il “posizionamento” degli ospiti.
Ogni aspetto organizzativo deve essere gestito nella consapevolezza che il successo dell’evento e quindi la visibilità dell’istituzione, si misura anche dalla capacità di rispettare ed accogliere tutti i ranghi e le posizioni sociali, senza soluzione di continuità.
