Il momento in cui si stila il budget di un evento è uno dei più importanti di tutta la fase di pianificazione. Stilare un preventivo dei costi vuol dire prendere in esame tutte le voci di spesa. Non è detto che si tratti di un documento definitivo. Spesso capita che ci si debba mettere mano in corso d’opera poiché il budget economico di un evento è il frutto di un confronto, anche continuo, tra il committente e l’agenzia organizzatrice (laddove prevista) o tra il meeting planner ed il cosiddetto “cliente interno”, ovvero la stessa azienda.
Budget di un evento: gli strumenti necessari per determinarlo
Non esiste il momento giusto per stilare il budget di un evento ma quando deve essere fatto bisogna avere chiari in mente alcuni aspetti discussi durante il briefing. Scelte e preferenze del committente influenzano la somma di denaro da allocare per le diverse voci che rientrano nell’organizzazione di un evento.
La struttura del budget è caratterizzato dalle voci di spesa.
Per stilare un preventivo di spesa per un evento è opportuno adottare alcuni strumenti utili per avere sempre sott’occhio le diverse voci di spesa ed avere anche un quadro preciso della situazione.
Tra gli strumenti più utili per organizzare un evento vi sono:
- i classici fogli di calcolo di Excel, semplici da usare e che ti permettono di programmare in maniera dettagliata ogni spesa.
- software gestionali che implementano anche la funzione per stilare il budget di spesa. Sono un’alternativa ai fogli di calcolo di Excel.
Prima di iniziare il calcolo delle spese per un evento è opportuno anche effettuare un’analisi economico-finanziaria in modo da preventivare sia le uscite che le entrate e soprattutto quali sono i rischi che potrebbero compromettere l’evento. Ad esempio pioggia, mancata disponibilità della location, numero di biglietti invenduti.
L’importanza di un budget preventivo dei costi
È sempre opportuno stabilire un budget preventivo dei costi. In questo modo si avrà un quadro abbastanza realistico delle risorse da impiegare e di come sfruttarle al meglio.
Il budget iniziale deve prevedere sia le uscite che le entrate, ma è fondamentale non essere troppo precisi per non rischiare di ritrovarsi con brutte sorprese.
Per avere un’idea di come utilizzare il budget si può realizzare un diagramma a torta in cui inserire le diverse voci di spesa ed assegnare ad ognuna una percentuale. Ad esempio, per una cena di gala, il 60% del budget va assegnato all’acquisto del cibo ed agli onorari dei dipendenti, il 20% alla location ed all’allestimento, il 10% alla pubblicità, il 10% alle spese varie ed eventuali.
Per calcolare o definire il budget di un evento si possono anche usare delle app. In questo modo si possono inserire le modifiche in tempo reale ed avere sempre a portata di mano il progetto organizzativo.
Le tipologie di costo da considerare per un evento
Per avere un quadro preciso dei costi da sostenere per l’organizzazione di un evento è necessario individuare quali sono le diverse voci di spesa.
È opportuno considerare prima di tutto i costi diretti, quelli che sono fondamentali per la corretta gestione dell’evento e che possono essere stabiliti in precedenza richiedendo i vari preventivi di spesa ai fornitori come trasporto, costi del personale e non solo.
I costi indiretti, invece sono più difficili da stimare, visto che non si può effettuare un calcolo preventivo ma solo ipotetico e forfettario.
Le spese indirette potrebbero riguardare il costo del riscaldamento o dell’elettricità, quelle relative alle spese di riparazione per un guasto improvviso.
Le altre voci di spesa da considerare nel budget preliminare in aggiunta a quelle sopracitate, sono:
- costi fissi. Sono spese che possono essere già stabilite a priori come l’ingaggio per gli ospiti o il costo del service e sono quelle che non cambiano anche se varia il numero dei partecipanti.
- Costi variabili. Si devono conteggiare quando non si ha una stima precisa delle dimensioni dell’evento.
Come stilare un documento del budget di un evento
Uno dei modi più facili ed alla portata di tutti per stilare un documento di budget è l’utilizzo di un foglio excel. Ciò che ti serve è una tabella in cui annotare le macro-aree dell’evento ed in seguito, se necessario, altre tabelle più dettagliate per ogni macro-area.
Di seguito un esempio delle macro-aree che si possono individuare come voci di spesa per potere calcolare il budget di un evento.
Macro-aree di spesa
Per macro-aree si intendono:
- location e servizi. I costi degli spazi dell’evento, allestimenti, servizio di regia, traduzione simultanea. Nel caso di congressi si potrebbe includere anche il sistema di voto.
- Servizi tecnologici. Oltre a quelli standard che possono trovarsi direttamente a disposizione (a pagamento e perciò indicati al punto precedente) per un evento che punti sulla tecnologia per la spettacolarizzazione o per veicolare i contenuti servono servizi e strumentazione ad hoc.
- Catering ed ospitalità alberghiera. Nel caso di un evento della durata di un giorno o meno di un giorno, viene inserita in questa voce la spesa per coffe break, l’aperitivo, il cocktail, la cena di gala. Nel caso di eventi di più giorni si deve invece prevedere ogni pasto. E nel caso di pernottamento si devono calcolare nel dettaglio le spese di alloggio.
- Biglietteria aerea e ferroviaria per i partecipanti, i relatori, gli eventuali ospiti e testimonial, i transfer in loco o da e per l’ aeroporto e la stazione.
- Gadget e materiale per i partecipanti. Cancelleria, materiale cartaceo o supporti digitali e tutto quello che si pensa di fornire ai partecipanti all’evento
- Una voce non indifferente che può riguardare una campagna promozionale a vari livelli, incluse locandine, programmi, cartelloni espositivi, ma anche un supporto comunicativo durante l’evento. Ne è un esempio l’ingaggio di professionisti per il live tweeting o il live blogging.
- Supporto all’organizzazione. Per alcuni eventi, come quelli medico-scientifici, è consigliabile l’utilizzo di software gestionali. Si possono anche prevedere, per diverse tipologie di evento, inclusi quelli corporate, l’utilizzo di app, piattaforme online per l’accredito.
- Il budget da destinare allo staff è intenso come compensi, ma anche come spese relative al pernottamento eventuale ed ai pasti.
- Calcolo dell’IVA. In alcuni casi è bene mettere a budget anche il pagamento dell’imposta sul valore aggiunto.
