Creare un evento aziendale può essere la giusta occasione sia per promuovere un nuovo brand sia per celebrare l’ anniversario dell’attività.
Può diventare anche un’ottima “strategia” per consolidare i rapporti con i clienti di vecchia data, ma soprattutto per avvicinare e fidelizzarne di nuovi.
Step per creare un evento aziendale di successo
Per iniziare al meglio, decidi innanzitutto il budget da destinare all’evento organizzando un briefing preliminare durante il quale potrai informare tutto il personale dell’iniziativa.
Verifica la fattibilità di altre proposte, i suggerimenti utili e così puoi aggiornare la bozza iniziale del programma. Stabilisci la data dell’evento con congruo anticipo.
Se non sei legato ad un giorno in particolare, evita le date che precedono o seguono un ponte festivo o particolari ricorrenze, perché molte persone potrebbero declinare l’invito.
Dopo aver stabilito queste informazioni, è fondamentale seguire i prossimi 7 step.
Step 1. Individuare l’obiettivo
Tieni sempre presente che l’evento rappresenta un mezzo e non un fine, quindi è importante come prima cosa conoscerne lo scopo: perché stai organizzando questo evento aziendale?
I motivi possono essere diversi: dal lancio di un nuovo prodotto, all’incontro con i clienti storici e potenziali, alla formazione.
Ciascun obiettivo specifico determina quello che sarà il leitmotiv dell’evento e si ripercuoterà su tutti gli elementi e le decisioni successive. Di conseguenza il contenuto dell’evento determina tutti passi successivi, al quale sono strettamente connessi.
Ogni singolo evento è unico, non importa se il convegno, la fiera o il festival che devi organizzare si ripete di anno in anno: non sarà mai uguale al precedente!
Step 2.Valutare il budget a disposizione
Non puoi procedere con l’organizzazione se non sai valutare il budget. In ogni dettaglio, tutto quello che potrai decidere è in funzione della capacità di spesa.
Per gestire al meglio questo aspetto economico devi iniziare, fin da subito, a creare un foglio dedicato al budget e suddividere in macro categorie le principali voci della spesa per l’organizzazione come la location, il food&beverage, lo staff e la comunicazione.
Non dimenticare di prevedere fin da subito un margine di variabilità per il fuori budget.
Step 3. Stabilire il target di riferimento
Questo step è strettamente legato al primo in quanto è proprio il contenuto dell’evento che ti aiuta a capire chi dovrai invitare.
Ad esempio, se l’evento aziendale ha come obiettivo quello di presentare il lancio di un nuovo prodotto sul mercato, la logica sarà diversa da quella che dovrai attuare per un congresso o convention.
Step 4. Programmare la data dell’evento
Se l’evento in questione è una festa per una determinata ricorrenza, la data è già stabilita: in questo caso bisogna solo calcolare bene i tempi ed iniziare a programmare tutto con largo anticipo.
In tutti gli altri casi, invece, bisogna procedere in questo modo: in primo luogo occorre individuare il periodo migliore, cercando di evitare quelli a ridosso delle festività e delle ferie perché si rischia di ottenere poche adesioni.
In seguito bisogna scegliere la data esatta e in questo caso bisogna basarsi essenzialmente su due fattori, quali le necessità dell’azienda e la disponibilità di eventuali ospiti o relatori. In quest’ultimo caso conviene prima contattare i diretti interessati in modo tale da farsi un’idea sulle possibili date.
Step 5. Scegliere la location
Ogni evento aziendale richiede un determinato tipo di location. Se l’azienda ha a disposizione dei locali interni, possono essere utilizzati per le feste aziendali.
Se non si ha una sala adeguata in azienda, nel caso di meeting di affari, di convegni o di incontri con partner e clienti, conviene sempre scegliere una location che sia facilmente raggiungibile. Ad esempio vicina alla stazione per chi viene da fuori città.
Puoi affidarti ad un partner con esperienza nell’organizzazione di eventi oppure anche creare un team aziendale interno. Se è la prima volta che organizzi un evento aziendale, è meglio chiedere aiuto a qualcuno di esperto che possa supportarti.
Raccogli informazioni sulla struttura/staff a cui pensi di chiedere il preventivo.
Step 6. Scegliere il catering
Per qualsiasi tipo di evento aziendale è necessario prevedere il catering.
Anche nel caso in cui non sia una festa ma un congresso o un corso di formazione di mezza giornata, per rendere l’evento perfetto bisogna sempre mettere in programma un momento di break e di convivialità per i propri ospiti. Ad esempio un rinfresco, un brunch o un aperitivo, a seconda degli orari.
L’importante è rivolgersi ad aziende specializzate, provare prima qualche piatto per evitare brutte sorprese e prevedere sempre scelte che accontentino tutti o che rispondano ad eventuali esigenze specifiche. Non dimenticare mai di inserire nel menù anche alcuni piatti vegani o gluten free.
Step 7. Scegliere l’intrattenimento musicale
Vuoi evitare che l’appuntamento sia noioso e pieno di momenti in cui i partecipanti stiano a testa bassa perché non sanno cosa dirsi? È fondamentale includere nell’evento aziendale anche un piacevole passatempo che accompagni la serata o la giornata. Risulta importante pianificare l’intrattenimento per eventi aziendali:
- nel caso in cui i partecipanti si incontrino per la prima volta, l’intrattenimento servirà a rompere il ghiaccio e a trovare occasioni di dialogo imparando a conoscersi.
- Nel caso in cui invece tutti si conoscano già da un po’ di tempo, un buon intrattenimento aiuta ad evitare che il clima sia troppo rigido e formale.
Un evento aziendale ben riuscito darà vita a molti aneddoti che rimarranno probabilmente oggetto di conversazione per molto tempo.
In questo modo l’evento aziendale non sarà più visto come un obbligo ma come un momento atteso e piacevole.
Molto spesso il divertimento può essere un perfetto strumento di team building.
L’importanza della location in un evento aziendale
La scelta della location nell’organizzazione di un evento aziendale è fondamentale. È forse uno dei compiti più importanti per chi si occupa dell’organizzazione e la prima sulla quale gli invitati ti giudicheranno!
Prova a riflettere innanzitutto sulle seguenti domande:
- Quante persone parteciperanno?
- Quando si terrà l’evento?
- È previsto un soggiorno? Se si, di quante camere ci sarà bisogno e di che tipologia?
- Di che tipo di spazio c’è bisogno? Una o più sale meeting? Aree espositive? Ampio parcheggio? Spazi esterni?
- Quanti coffee break prevedere?
- Come verrà gestita la pausa pranzo?
- Ci sarà una Cena di Gala con spettacolo?
- L’evento necessita della struttura in esclusiva o può essere adatta una grande sala attrezzata?
Una volta trovate le risposte a queste prime domande, potrai iniziare la ricerca vera e propria.
La risorsa più completa a cui affidarsi è sicuramente Internet. Potrai trovare tantissimi portali di settore che permettono di effettuare ricerche in base ad alcune variabili, come il numero di invitati, la città, le camere oppure puoi cercare direttamente, centri congressi, agriturismi, ville di campagna, dimore storiche, una cascina ristrutturata per eventi.
Trovare una location ricercata, che possa stupire tutti, richiede molta cura ed un confronto puntuale col responsabile della location.
Non dimenticare di chiedere ai proprietari della struttura se è presente una rete wifi, meglio se a banda larga senza limite di traffico. È importante per i collegamenti audio/video tra filiali e casa madre, in particolare nelle proiezioni in streaming per il discorso del Presidente, i saluti augurali nelle cene delle festività e nelle comunicazioni di programmazione.
La tecnologia più adatta ti supporterà per trasmettere con efficacia dati e concetti fondamentali del know how aziendale in pochi minuti ai tuoi collaboratori, rendendo anche un tema apparentemente noioso più coinvolgente per i partecipanti.
