Organizzare un evento, soprattutto se aziendale, è un’attività impegnativa e complicata. Anche i dettagli più insignificanti possono influire sull’esito dell’evento e il suo successo. Tuttavia, ci sono alcuni errori nell’organizzazione di eventi che gli organizzatori possono commettere e che possono avere conseguenze negative.
Una pianificazione perfetta è fondamentale: organizzare un evento, studiarne i dettagli, prevedere le necessità dei potenziali avventori sono passaggi fondamentali che non vanno trascurati.
In questo articolo, esploreremo alcuni degli errori più comuni nell’organizzazione di eventi e forniremo consigli utili per evitare di commetterli.
Quali sono gli errori principali da non commettere?
Non appena inizierai ad organizzare l’evento, ti troverai immediatamente davanti a molti ostacoli che dovranno essere superati. Scopriamo insieme quali sono gli errori da evitare.
Non avere obiettivi
Per organizzare qualsiasi tipologia di evento è necessaria una continua comunicazione con il cliente, utile per capire quale sia lo scopo ed il motivo per il quale si è deciso di procedere.
Seguire le linee guida fornite dal cliente è importante, ancora più importante è porsi degli obiettivi, per non deluderlo.
Non fissare un budget
È fondamentale per essere sicuri di rispettarlo. Bisogna cercare di non superarlo né gestirlo male, concentrando magari troppe risorse per elementi di contorno, trascurando invece gli aspetti importanti.
Risulta fondamentale adattare il budget all’evento che si ha in mente, analizzandolo preventivamente.
Non effettuare il sopralluogo
Non effettuare il sopralluogo comporterebbe gravi conseguenze nell’organizzazione di un evento, perché non si avrà una chiara idea della planimetria del luogo scelto, con conseguenti problemi con l’allestimento e la definizione degli spazi riservati agli ospiti, al catering ed allo staff, al parcheggio e all’eventuale palco.
Sarà impossibile gestire gli imprevisti ed aiutare i tecnici con gli impianti.
Sottovalutare la sicurezza
È importante durante ogni evento. Bisogna seguire le corrette norme antincendio e procurarsi la giusta attrezzatura. In più, bisogna considerare l’eventualità che una persona si senta male o che non si comporti nella maniera appropriata. Sarà necessario risolvere rapidamente la situazione.
Non avere un piano di emergenza
Quando si organizza un evento si deve sempre prendere in considerazione qualsiasi evenienza, valutando ogni fattore che può metterlo a rischio.
Ad esempio, se si prevede un buffet nel giardino in caso di pioggia, bisogna sempre avere un piano B.
Non calcolare con cura le tempistiche
In fase di organizzazione bisogna sempre imporsi un calendario, per suddividere il lavoro in sezioni e portarle a termine entro una certa data. Il rischio, se non si dovesse fare, è quello di dedicare più tempo del previsto al completamento di alcune fasi, lasciandone troppo poco per altre.
Un’organizzazione frettolosa rischierebbe di rovinare tutto il lavoro svolto.
Non curare la comunicazione
È importante riferire tutte le informazioni su dove e come muoversi. Ci deve essere sintonia tra chi gestisce i vari aspetti dell’evento, aggiornando sempre tutti su eventuali problemi o cambiamenti.
Potrebbe essere utile fornire un programma con i tempi corretti previsti durante l’evento (il servizio, la musica, l’accensione o spegnimento delle luci).
Quali punti considerare quando viene organizzato un evento?
Nell’organizzazione di un evento è fondamentale considerare alcuni punti specifici:
- Pianificare e progettare tutto in anticipo.
- Bloccare la location. È importante tenere sempre in mente che le location tendono ad essere prenotate anche un anno prima. Quindi è fondamentale considerare sempre il fattore tempo quando bisogna prenotare la location.
- Qualche giorno prima dell’evento, è essenziale inviare una email/recap a tutti i fornitori ed alle persone coinvolte nell’evento per ricordare a loro tutti i punti più importanti, come orari da rispettare, logistica, scadenze contrattuali ed eventuali cambi di programma.
- Rimanere in contatto con il responsabile della location e chiedere permessi per musica, fornitori, spostamenti o cambiamenti. Per qualunque cosa riguardante il servizio rivolgiti sempre al maitre che è il responsabile di servizio e sarà in grado di trasmettere le informazioni all’intero staff. Per eventi che prevedono musica, accertati con il responsabile della location l’orario in cui si possono cominciare le prove audio.
- Tieni sempre sott’occhio le tempistiche. Controlla quando devono arrivare i fornitori, quando far uscire i primi piatti, quando far partire la musica, quando far iniziare le attività o gli spettacoli.
- Assicurati che le tovaglie siano ben stirate e che ogni cosa risulti in ordine.
- Per eventi che prevedono presentazioni multimediali, speech, proiezioni, presentati almeno 3 ore prima per tutti gli eventuali controlli.
Per organizzare un evento di successo, è importante avere un piano dettagliato, rispettare il budget, conoscere il pubblico, prestare attenzione ai dettagli, avere un piano B, promuovere adeguatamente l’evento e valutare il successo riscontrato.
I motivi per cui un evento potrebbe non riscuotere successo
Possono essere molte le ragioni per cui un evento non riscuote successo. Esse dipendono dalle circostanze specifiche dell’evento stesso.
Tra i motivi più comuni per cui un evento potrebbe non riscuotere successo vi sono:
- scarso interesse. Se l’evento non è di interesse per il pubblico a cui è rivolto, può essere difficile attirare partecipanti. Evita di pianificare eventi che abbiano poco appeal per il pubblico target cui sono rivolti.
- Cattiva organizzazione generale. Se l’evento non è stato pianificato con attenzione, potrebbe mancare di una struttura solida e di una logistica adeguata per garantire un’esperienza positiva per i partecipanti.
- Se ci sono altri eventi simili o concorrenti che si svolgono nello stesso momento o in un momento vicino, potrebbero rubare l’attenzione del pubblico. Evita di organizzare un evento in un luogo in cui si svolge contemporaneamente qualcos’altro che potrebbe rubare la scena o nello stesso periodo in cui c’è in concomitanza un evento altrettanto interessante.
- Problemi esterni. Eventi imprevisti, come il maltempo, possono influire sulla partecipazione e sulla riuscita dell’evento. Evita, per quanto possibile, di pianificare eventi in periodi dell’anno caratterizzati da condizioni climatiche sfavorevoli, oppure in luoghi dove notoriamente le condizioni esogene non giocano a favore dell’organizzazione.
