Stai organizzando un evento aziendale di successo? La prima cosa da fare è saper scegliere tra le tante location eventi aziendali quella giusta riducendo al minimo il margine di errore.
Una location non vale per qualsiasi evento. Sia che si tratti di un meeting di lavoro o di una festa aziendale, bisogna tenere in considerazione alcuni fattori come la posizione, la dimensione e infine la tipologia della location. Scopriamo di più nel dettaglio.
I fattori da tenere in considerazione nella scelta della location
La location spesso viene considerata come qualcosa di “a-contestualizzato”, come se non c’entrasse nulla con tutto il resto o facesse, da sola, metà del successo di un evento.
Per fare la scelta corretta è fondamentale tenere in considerazione dei fattori specifici. A seguire una lista di quelli più importanti.
Budget disponibile
Il budget disponibile, uno dei punti essenziali nella scelta della location. Se il budget a disposizione non è alto, non puoi puntare su una dimora storia o un hotel extra lusso, anche se sarebbero location adatte al tuo evento.
È importante essere realistici e ripartire il budget a diposizione in quel momento tra tutti gli elementi essenziali dell’organizzazione di un evento, senza disperdere tutto nella scelta della location da sogno.
Posizione della location
Quest’ultima deve trovarsi in un posto facilmente raggiungibile, considerando – a seconda dei mezzi con cui arriveranno gli ospiti – la vicinanza di aeroporti, ferrovie, fermate bus o metro o se la zona è servita da autostrade e parcheggi per chi si sposterà in auto.
La location non deve per forza trovarsi a due passi dalla stazione o dall’uscita autostradale; l’importante è che sia ben collegata oppure che si pensi a un modo (ad esempio, una cartina con indicazioni precise) per evitare di far impazzire i partecipanti.
Si può anche optare per una location fuori porta, lontana dal caos cittadino, al fine di favorire un “meeting più intimo”. In questo caso però è bene organizzare al meglio gli spostamenti dei partecipanti.
Dimensioni della sala eventi
In base al numero dei partecipanti va scelta una sala avente una capienza media.
Se troppo piccola vi è il rischio che i posti a sedere non bastino. Se troppo grande, invece, si potrebbe avere la sensazione di trovarsi in un ambiente dispersivo. Nel caso in cui non venisse riempita del tutto, si potrebbe far pensare ai partecipanti che l’evento non abbia avuto successo.
Per evitare di sbagliare si possono raccogliere delle adesioni con anticipo e poi procedere con la prenotazione della sala. Si possono fare eventi a numero chiuso o dare una dead-line, che aiuta a stimolare i partecipanti nel fermare subito il proprio posto, evitando iscrizioni all’ultimo minuto che possano mettere in crisi l’organizzazione dell’evento.
Tipologia di location
Dipende dal tipo di evento che si vuole organizzare.
Se si cerca di creare un gruppo coeso si può scegliere un agriturismo che garantisce privacy e poca distrazione.
Se si cerca una location di alto profilo, un hotel a 5 stelle è sicuramente una buona soluzione. Invece se l’evento vuole essere di lusso e rifarsi alla tradizione si può puntare su ambientazioni storiche.
Bisogna anche tenere in considerazione che le location situate al centro di una città permettono agli ospiti di uscire e visitare il posto. In alternativa, una scelta fatta fuori dal centro abitato comporta un’organizzazione del tempo degli ospiti anche per altre attività non legate al meeting.
La mobilità tra uno spazio e l’altro
Non è importante solo la capienza, ma anche la mobilità fra uno spazio e l’altro, ovvero con quale agio ci si può spostare all’interno della struttura per il numero di persone presenti.
Si dovrà tenere conto anche della disposizione che si userà per il meeting (a platea, a banchi di scuola, a ferro di cavallo), del numero di persone che dovranno stare nella stessa sala, dove si prevede di fare il coffee break o il pranzo.
L’importanza della tipologia di evento nella scelta della location (h4)
Prima di procedere con la scelta della location è essenziale definire la tipologia di evento che si deve organizzare.
Ogni evento presenta delle esigenze peculiari per le quali è più indicata una struttura invece di un’altra.
Puoi valutare di scegliere un loft quando devi:
- realizzare un’attività di team building;
- fare una presentazione riservata ad un numero ristretto di invitati;
- organizzare un meeting aziendale per piccoli numeri;
- organizzare una piccola cena aziendale.
Puoi optare per un loft quando hai bisogno di un ampio spazio dove svolgere l’attività principale, ma non ti dispiace anche la presenza di ulteriori ambienti.
Il loft, rispetto ad altre realtà, offre una maggiore privacy ed un ambiente meno dispersivo. Generalmente è provvisto anche di cucina, che può essere utilizzata dal catering per organizzare il servizio.
Sul fronte tecnologico, il loft ti offre spesso gli stessi servizi (collegamento internet, sistema audio, proiettore) che troveresti in un centro conferenze ma con in più un ambiente più caldo ed accogliente.
I loft sono anche interessanti sul fronte degli spostamenti: per lo più si trovano in posizione centrale, quindi facilmente raggiungibili con i mezzi pubblici.
Se hai bisogno di ambienti molto grandi e luminosi invece il capannone è la scelta ideale. Le ampie vetrate industriali ed i pavimenti in resina offrono un ambiente ideale per allestimenti di set con luce naturale ed artificiale. I capannoni, inoltre, sono generalmente dotati di un ampio open space (da 200 mq in su) affiancato da una sala riunioni con ingresso indipendente. L’altezza dei soffitti e l’ampiezza dei portoni permettono di introdurre all’interno anche attrezzature ed oggetti di grandi dimensioni.
