Organizzare eventi sportivi richiede molta preparazione, pianificazione logistica ed una conoscenza approfondita dello sport stesso. Dal reperimento di una location e di un numero adeguato di volontari all’organizzazione dei preparativi idonei a far fronte a qualsiasi condizione atmosferica, passando per la logistica, sono diverse le cose da fare per organizzare un evento sportivo di successo.
Come organizzare un evento sportivo in 5 step
Quando si inizia il processo di pianificazione, è necessario comprendere l’obiettivo principale dell’evento sportivo, per poi suddividere il processo in 5 fasi.
Fase 1. Determinare le presenze previste ed il personale
Nessun evento può funzionare senza la presenza di personale e di volontari.
Uno dei problemi principali degli eventi sportivi di grandi dimensioni è che si svolgono su più siti o percorsi e questo può essere problematico, in quanto è necessario reperire un gran numero di personale e di volontari per organizzare e gestire ogni area.
Tieni presente che, oltre agli stessi partecipanti all’evento, anche i sostenitori si presenteranno in gran numero, quindi anche gli eventi su scala ridotta possono diventare rapidamente difficili da gestire. È qui che la ricerca gioca un ruolo fondamentale. Si deve dedicare del tempo a studiare gli eventi sportivi passati per valutare l’affluenza che ci si può aspettare assicurandosi di avere un team sufficientemente numeroso per gestire l’evento in modo efficace.
Una volta che sei a conoscenza del numero di personale e di volontari di cui hai bisogno, puoi iniziare un processo di reperimento di questi ultimi. Si può iniziare promuovendo un modulo di iscrizione sul proprio sito web e sui canali social per attirare i volontari.
Fase 2. Trovare la location giusta
Finché non è stata determinata una location non si può procedere con l’organizzazione dell’evento sportivo: ci saranno una serie di aspetti pratici da prendere in considerazione.
A seconda dello sport, il numero di impianti idonei potrebbe essere limitato. Ad esempio, potrebbero esserci solo uno o due società sportive di ginnastica con spazio disponibile.
Al contrario, se si ospita un torneo di calcio, ci può essere un gran numero di campi tra cui scegliere.
Fase 3. Emissione dei biglietti ed iscrizioni
Se l’evento sportivo è a pagamento, è fondamentale creare un processo di acquisto semplice per gli utenti. Chiunque deve poter essere in grado di acquistare i biglietti direttamente da un sito web, rendendone disponibile la prenotazione anche tramite i canali social. Per quanto riguarda la registrazione degli atleti, anche il processo di iscrizione deve essere semplice.
Fase 4. Prevedere l’assistenza medica
Sia che si tratti di atleti professionisti o semplicemente di dilettanti impegnati a raccogliere fondi per un ente di beneficenza, è obbligatoria la presenza del personale medico sul posto, oltre che del defibrillatore. È fondamentale anche la presenza degli addetti al primo soccorso.
Fase 5. Prevedere eventuali condizioni meteo avverse
Ovunque si organizzi un evento, il tempo sarà probabilmente un fattore chiave, soprattutto se l’evento sportivo si svolge all’aperto.
Le condizioni meteorologiche sono tutt’altro che prevedibili e questo fattore può creare problemi quando si deve organizzare con largo anticipo l’evento. Se possibile, è bene avere un piano di riserva e prepararsi a tutte le possibili evenienze.
Sebbene sia improbabile che una maratona venga annullata da un acquazzone, questo avrà ripercussioni sui trasporti e sugli spettatori: quindi, anche se la corsa si svolgerà, si dovrà tenere conto del pubblico accorso. Allo stesso modo, una giornata particolarmente calda può causare problemi di ogni tipo agli atleti, ai partecipanti e al personale. Si dovranno predisporre diverse postazioni all’ombra e scorte d’acqua in abbondanza per mantenere atleti e pubblico sufficientemente idratati.
Come promuovere un evento sportivo
In un mondo in cui i social media sono un punto fermo della vita quotidiana, è corretto dire che un evento sportivo può trarre vantaggio dall’interesse che suscita online. Da una pagina Facebook dedicata e da un profilo Instagram è fondamentale assicurarsi che il pubblico sappia quando e dove si svolgerà l’evento.
Più si riesce a diffondere la notizia prima, durante e dopo l’evento, più è probabile che sia un successo.
Di seguito le strategie migliori per pubblicizzare un evento sportivo:
- creazione di una pagina evento su Facebook, caratterizzata da immagini di alta qualità e da tutte le informazioni necessarie. (informazioni sull’evento, luogo e data di svolgimento, tipologia dell’evento).
- Promozione dell’evento anche su altri canali social, come Twitter, Instagram e TikTok.
Indipendentemente dai canali scelti, occorre creare un hashtag unico, organizzare contest ed incoraggiare l’interazione tra gli utenti per diffondere il più possibile la notizia. Più canali si promuovono, più è probabile che si raggiunga un pubblico più vasto.
- Concentrarsi sul networking e sulla sensibilizzazione. Un evento di successo coinvolgerà probabilmente altre persone che contribuiranno alla sua realizzazione. Tutte queste persone ed organizzazioni avranno probabilmente anche un account sui social media. Quindi, sarebbe ideale fare promozione incrociata sulle pagine dei fornitori e degli sponsor con cui si collabora, linkando la loro pagina e stimolandoli ad interagire e condividere i post dell’organizzazione. Si può realizzare anche una live stream presso la sede dell’evento prima del suo inizio per mostrare la location e promuovere gli sponsor. In questo modo si offrono loro dei vantaggi esclusivi per il sostegno dato.
- Inviare comunicati stampa ai media locali. Il comunicato deve contenere le informazioni principali sull’evento, come la data dell’evento, il luogo, la proposta e lo scopo dell’evento, le quote di iscrizione. Il testo deve dare le principali informazioni sull’evento, in modo da suscitare l’interesse dei giornalisti. Dopo aver prodotto il contenuto, invia il materiale ai giornalisti sia via e-mail o anche in stampa. Chiama ogni giornalista assicurandoti che il materiale sia stato consegnato e rafforzando la tua disponibilità a rispondere alle domande sull’evento. In questo modo vi è una grande possibilità che tu ottenga una divulgazione spontanea.
