Stai pensando di creare un evento aziendale? Sai da dove cominciare? Quali sono gli elementi essenziali per la pianificazione di un evento aziendale? Vediamo insieme come si struttura il processo di pianificazione di un evento aziendale, con le sue fasi, tempistiche e budget.
Che cos’è un evento aziendale?
Il lancio di un nuovo prodotto, un evento che celebra i risultati del team di marketing o di vendita o una convention a chiusura dell’anno commerciale sono esempi di eventi aziendali.
Un evento, se organizzato da un’azienda, può essere focalizzato sui dipendenti (attività di team building, riunioni aziendali) o sui clienti (fiere, lancio di prodotti).
Gli eventi aziendali sono importanti per le aziende perché offrono l’opportunità di far nascere nuove idee sul posto di lavoro. Possono essere divertenti ma allo stesso tempo informativi, contribuendo a rafforzare il morale dei dipendenti ed a facilitare il team building.
Quando si pianifica un evento aziendale, bisogna essere pronti ad affrontare ostacoli specifici, come i vincoli di budget ed una scarsa partecipazione.
La pianificazione per creare un evento aziendale di successo in 10 step
Prima di pianificare un evento aziendale, è essenziale definire una mappa di tutto ciò che deve essere fatto. Essa è caratterizzata da vari step, scopriamoli insieme.
Step 1. Stabilire obiettivi e finalità
La prima e più importante cosa da fare è stabilire che tipo di evento deve essere e qual è il suo obiettivo.
Che si tratti di un viaggio per monitorare la concorrenza, di una riunione di team o di qualsiasi altra cosa, avere un obiettivo adeguato aiuterà a gestire tutto senza intoppi.
Si può iniziare col chiedersi perché si sta organizzando l’evento e cosa ci si aspetta dallo stesso.
Una volta identificati obiettivi ed aspettative, si potrà determinare il tipo di evento che avrà una determinata risonanza con il pubblico a cui ci si rivolge.
L’obiettivo principale deve essere rivolto alle persone che partecipano all’evento, quindi è necessario tenere a mente i loro desideri e le loro aspettative. È necessario fare un elenco delle cose che i partecipanti si aspettano e fare in modo di includerle nell’evento.
Step 2. Stabilire un budget realistico
Dopo aver stabilito l’obiettivo dell’evento, è il momento di determinare il budget.
Quando si decide il budget si deve considerare ogni possibile spesa che l’evento comporterà. L’importante è mettere dei limiti al budget per evitare di spendere troppo, ridurre al minimo i costi e negoziare i prezzi quando è possibile. Ciò aiuterà a risparmiare molto nell’allocazione delle risorse.
Per determinare il tipo di evento che si può realizzare, si deve sapere di quanto denaro si dispone. Bisogna decidere in anticipo quanto si vuole spendere e prevedere di spendere almeno il 10% in più, perché esistono gli imprevisti e bisogna avere un cuscinetto per le spese aggiuntive ed inaspettate.
Una volta stabilito il budget, è essenziale sapere dove allocare la maggior parte delle risorse. Ad esempio, se si spende di più in decorazioni che in relatori preparati e qualificati, l’evento potrebbe essere privo di sostanza.
Step 3. Fare un elenco degli ospiti
Dopo aver pianificato il budget e fissato l’obiettivo, è il momento di stilare un elenco degli invitati (se si tratta di un evento specifico per il cliente) o di creare un biglietto d’invito per i dipendenti (se si tratta di un evento interno).
Determinare il pubblico prima dell’evento aiuterà a scegliere in modo appropriato le attrezzature ed i servizi necessari.
Una parte importante del processo di organizzazione è proprio la definizione del pubblico di riferimento. Quali figure invitare tra dirigenti, alta direzione dell’azienda, partner commerciali, dipendenti, clienti di lunga data o potenziali clienti?
Individuare il pubblico di riferimento e capire come raggiungerlo è essenziale per il successo di un evento. Una volta individuato il pubblico, è possibile adattare il programma alle sue esigenze ed ai suoi interessi.
Step 4. Scegliere la location
Dopo aver stilato la lista degli invitati, la scelta della location è il compito successivo. La chiave è scegliere un luogo che renda l’evento memorabile. Tieni presente il budget stabilito, scegliendo un luogo che si rivolga al pubblico di riferimento. Inoltre, la location dovrebbe avere un tema che rifletta l’obiettivo dell’evento.
Step 5. Dedicare tempo al marketing
Se l’evento è esterno, è importante dedicare tempo e denaro al marketing e alla pubblicità. È essenziale suscitare l’entusiasmo di tutti i partecipanti per creare un evento di successo.
Si possono usare i social media per la promozione ed utilizzare strumenti come l’email marketing per creare entusiasmo tra i partecipanti fino al giorno dell’evento.
Gli eventi con campagne di marketing coerenti saranno sempre unici e di maggior successo.
Step 6. Pianificare la logistica della giornata
Per avere un evento di successo, occorre identificare, valutare e contrattare con tutti gli specialisti ed i professionisti necessari.
Tra questi possono esserci ristoratori, tecnici audiovisivi, stampatori, decoratori, fotografi, fioristi e personale di sicurezza.
Naturalmente, si devono anche prenotare relatori e presentatori, esperti o influencer, in grado di comunicare al meglio le idee che desideri far circolare durante l’evento aziendale.
Non bisogna riempire troppo il programma, il quale deve avere un margine di manovra per far fronte agli imprevisti che possono verificarsi.
I partecipanti hanno bisogno di tempo per elaborare ciò che stanno imparando, per ricaricarsi e per entrare in contatto con gli altri partecipanti.
Quando si deve decidere come concludere la giornata, meglio evitare i tipici omaggi promozionali con il logo aziendale. Ma puoi optare per regali che abbiano un grande impatto ma a basso costo. Ad esempio, un omaggio digitale. Potrebbe trattarsi di un codice promozionale che offre agli ospiti uno sconto, oppure potrebbe dare accesso a contenuti online dell’evento, come foto e video. Potrebbe anche essere offerta la possibilità di registrarsi gratuitamente per il prossimo evento aziendale. L’importante è dare sempre agli ospiti un incentivo per rimanere in contatto.
Step 7. Prepararsi definitivamente all’evento aziendale
Scegli un nome ed un tema per l’evento organizzando tutte le attrezzature necessarie come altoparlanti, microfoni, telecamere, sedie, tavoli e proiettori. Se è prevista una cerimonia di premiazione, è importante preparare in anticipo oggetti come regali, premi, souvenir e certificati.
Decidi quali attività includere nell’evento informando il personale e la direzione: la cura di tutti questi aspetti farà sì che l’evento possa essere svolto senza intoppi!
Step 8. Monitorare e valutare
Il giorno dell’evento si devono monitorare alcuni aspetti, come il rispetto del budget, degli obiettivi, la corrispondenza della location con quanto pattuito in precedenza.
Inoltre è necessario tenere traccia di tutte le spese sostenute. Questo è uno degli aspetti più importanti dell’organizzazione di un evento aziendale. È fondamentale valutare il successo dell’evento determinando se i partecipanti si sono divertiti o meno. In caso contrario, prendere nota dei feedback e farne tesoro per gli eventi aziendali futuri.
Step 9. Raccogliere e condividere idee
Un evento aziendale è una piattaforma perfetta per raccogliere e condividere grandi idee. Durante il suo svolgimento occorre trovare il modo di raccogliere idee dai partecipanti per migliorare l’azienda o i prodotti.
Alcuni dei dipendenti possono ad esempio condurre un sondaggio o intervistare i partecipanti durante l’evento per scoprire cosa ne pensano e se hanno delle proposte.
Step 10. Facilitare la partecipazione
Quando i partecipanti sono felici, l’evento sarà sicuramente un successo. Se si tratta del lancio di un prodotto, occorre assicurarsi che ogni partecipante prenda parte alla dimostrazione. Se si tratta di un evento aziendale come un meeting interno, occorre fare in modo che ogni dipendente partecipi alle attività svolte.
Per assicurarsi che tutti siano coinvolti si deve organizzare un evento innovativo ed emozionante. Inoltre, se si tratta di un evento aziendale interno, andrà ritagliato del tempo da dedicare all’apprezzamento dei dipendenti.
È necessario predisporre una persona dedicata ad accogliere ogni ospite all’ingresso.
Un evento aziendale è il luogo perfetto per incontrare potenziali clienti e per creare relazioni con le persone. Presentare i dipendenti agli ospiti e fare in modo che tutti si conoscano: in questo modo si creeranno nuove relazioni e nuove opportunità di business.
